フリーランスエンジニアが経費で計上できるもの・できないものは？経費計上における注意点も解説

経費に関する知識を正しく持つことで、収支管理や節税対策がよりスムーズになります。

ですが何をどのように経費として扱うべきか、曖昧なままではリスクが生じる可能性があります。

今回は、そんなフリーランスエンジニアの方に向けて、経費で計上できるもの・できないものを解説します。

なお記事後半では経費計上における注意点、よくある質問を用意しています。ぜひ最後までチェックしてくださいね。

経費計上についてまず押さえておきたいこと

フリーランスエンジニアとして事業を運営する上で、経費計上は収益の管理や節税に直結する大切なポイントです。

経費を正しく理解することが、健全な事業運営の第一歩となります。

まず「経費」とは？

フリーランスエンジニアにとっての経費とは、事業運営に直接関係する支出を指します。

具体的には、仕事に必要な資材やサービスの費用であり、これらを計上することで所得税などの税負担を軽減できます。

経費を計上する理由は？

経費を計上することは、フリーランスエンジニアとしての健全な事業運営を支える重要な行為です。経費計上が必要な理由は次のとおりです。

正確な所得を算出するため	経費を計上しないと、事業にかかる実際のコストが反映されない所得額が算出されてしまいます。結果として、本来の事業収益よりも多く所得税や住民税が課される可能性があります。 【例:年間売上1,000万円、経費300万円の場合】 └経費を計上しない場合：1,000万円が課税対象 └経費を計上した場合：700万円が課税対象
税負担を適切に減らすため	経費は課税対象額を減らすことで、税負担を軽減できます。これにより、事業に使える資金を多く確保でき、成長や事業拡大の余地が広がります。
法律を遵守するため	税法では、収入と経費を適切に申告することが義務付けられています。経費を申告しない場合、税務署が収支の不整合を疑う可能性があり、場合によっては税務調査の対象になることもあります。
事業の収支管理を徹底するため	経費を計上することで、どの項目にどれだけのコストがかかっているかを明確に把握できます。計上することで無駄な支出を削減でき、収支バランスを分析しやすくなります。
資金の流れを可視化するため	経費を記録することで、事業における資金の流れが可視化されます。これは、自分自身だけでなく、将来的に融資や投資を受ける際にも役立ちます。
適切な経費計上は節税と信頼に直結する	税務署に適正な申告を行うことは、フリーランスエンジニアとしての信頼を高める要素でもあります。不適切な経費申告や申告漏れは、追徴課税や信頼損失につながる可能性があります。

経費を計上しないと、税負担の増加や事業運営の効率低下といったリスクが生じます。

正確な経費計上は節税対策の基本であり、事業を安定して成長させるための重要なステップです。

適切な経費管理を心がけ、事業運営をよりスムーズに進めましょう。

フリーランスエンジニアが経費計上できるもの10点

フリーランスエンジニアとして事業を運営するなかで、経費計上のできる項目を把握しておくことは、収支管理や節税対策に役立ちます。

ここでは、具体的に経費として認められる項目を解説します。

①水道光熱費

水道光熱費は電気代、ガス代、水道代など、仕事で使用するエネルギー関連の費用を指します。

たとえば仕事のためにエアコンを使用する場合、その電気代も経費に含められます。

自宅で作業している場合は、仕事に使用した分を「按分(割合に応じて分けること)」して計算する必要があります。

按分割合を決める際には、作業時間や部屋の使用面積などを考慮するのが一般的です。一度決めたルールを継続すれば、税務上の問題を防げます。

②地代家賃

地代家賃は、事業に使用するスペースの費用を指します。オフィスを賃貸している場合、その家賃は全額経費として計上できます。

一方で自宅を事務所として使用している場合は、使用しているスペースの割合に応じての按分が必要です。

たとえば床面積の20％を仕事用に使っている場合は、家賃の20％を経費にできます。

また持ち家の場合は固定資産税や減価償却費、管理費などを計上できる可能性があります。これらを適切に計算し、経費として申告することが大切です。

③通信費

通信費にはインターネット料金、携帯電話の通話料、郵便料金、宅配便の送料などが含まれます。

フリーランスエンジニアの場合、レンタルサーバーの利用料やドメインの取得費用も通信費として計上可能です。

自宅のインターネットを利用している場合は、仕事とプライベートの使用割合を分けて按分する必要があります。

これにより、経費として計上できる金額を適正に算出できます。

④消耗品費

消耗品費は文房具、コピー用紙、プリンターのインクなど、日常的に使用する物品にかかる費用です。

さらに、10万円未満で1年以内に消耗する物品も対象に含まれます。

フリーランスエンジニアの場合、キーボードやマウスなどのIT関連機器も該当することがあります。

これらの物品を購入した際は、領収書を保管し、何に使用したかを記録しておくと安心です。

⑤減価償却費

減価償却費は、10万円以上の高額な資産を購入した場合に適用される経費項目です。

たとえば、パソコンやデジタルカメラなどが該当します。これらの資産は、耐用年数に応じて分割して計上します。

たとえば、パソコンの耐用年数は4年とされており、購入金額を4で割った金額を毎年申告します。

青色申告を行っている場合、30万円以下の物品については少額減価償却資産として、その年に全額を経費として申請できるため、効率的に節税できます。

⑥旅費交通費

業務のための移動にかかる交通費や宿泊費は、旅費交通費として計上できます。

具体的には電車やバスの運賃、タクシー代、ホテルの宿泊料金などが対象です。公共交通機関を利用する場合は、領収書を忘れずに保管してください。

もし領収書が発行されない場合は、自分で出金伝票を作成して保管する方法も有効です。

さらに車やバイクを利用する場合は、ガソリン代や高速料金、有料駐車場の代金なども経費として認められます。

⑦外注費

外注費は、業務の一部を他の事業者や個人に依頼した際に発生する費用を指します。

たとえばデザインや文章作成、プログラムの一部を外部に依頼した場合、その費用が外注費となります。

ただし、外注にかかる費用には源泉徴収税が適用される場合があるため、事前に確認が必要です。

源泉徴収税を正しく処理し、外注先との契約内容を明確にすることで、トラブルを未然に防げます。

⑧接待交際費

クライアントとの打ち合わせや接待で発生した飲食費やギフト代は、接待交際費として経費計上可能です。

ただし、プライベートな飲食代は対象外です。

経費として認められるためには、領収書とともに、誰とどのような目的で使用したかを記録しておくことが必要です。

この記録を残すことで、税務調査の際にもスムーズに説明できるでしょう。

⑨新聞図書費

業務に関連する新聞、書籍、雑誌などの購入費用は、新聞図書費として経費に含められます。

フリーランスエンジニアの場合、技術書や業界関連の専門誌を購入する機会が多いでしょう。

これらは事業に必要な情報収集の一環とみなされ、経費として認められます。

ただし娯楽目的の書籍や雑誌は対象外なので、注意が必要です。

⑩広告宣伝費

広告宣伝費は、ビジネスの認知度向上を目的とした支出に適用されます。

たとえばポートフォリオサイトの制作費用や、名刺の印刷費用が該当します。

また年賀状や暑中見舞いなど、取引先との関係を維持するための郵便物もこのカテゴリに含まれます。

これらの支出を適切に記録し、経費として計上することで、節税につながります。

フリーランスエンジニアが経費計上できないものも把握しよう

経費として認められない項目を正確に把握しておくことは、正しい申告を行う上で欠かせません。

不適切な計上を避け、スムーズな事業運営を目指しましょう。

①税金

所得税や住民税などは、事業の運営に直接関わる費用ではないため、経費として認められません。

これらは個人の収入に基づいて計算され、事業経費ではなく利益から控除されるべきものとして扱われます。

たとえば、以下のような税金が該当します。

ただし、事業に関わる固定資産税や自動車税は、経費として計上可能な場合があります。

税金の種類による違いをしっかりと理解し、間違えて申請しないようにしましょう。

②健康診断費用

健康診断や人間ドック、インフルエンザ予防接種などの費用は、事業活動とは直接関連しないため経費に計上できません。

これらは個人の健康管理に関する支出と見なされます。

ただし、従業員を雇っている場合に従業員の健康診断費用を負担した場合は、経費として計上可能です。

個人用と事業用で取り扱いが異なる点に注意しましょう。

③プライベートな支出

事業に直接関係しない個人的な費用は、経費として認められません。たとえば、以下のような支出は対象外です。

このように経費にできないものを正しく把握しておくことで、不適切な申請を防ぎ、税務署からの指摘やペナルティを回避できます。

正しい経費計上で安心して事業運営を進めましょう！

フリーランスエンジニアの経費計上における注意点

正しい経費計上は節税の鍵となり、事業の安定性を保つためにも欠かせません。ここでは、経費計上における注意点を解説します。

注意点①経費率を意識してバランスを取る

経費率とは、収入に対する経費の割合を指します。

フリーランスエンジニアの場合、経費率の目安は約50％と言われていますが、これはあくまで目安であり、収入規模や業務内容によって異なります。

経費率が極端に高いと税務署に不審に思われる可能性があるため、常識的な範囲での計上を心がけましょう。

経費率の計算式は「経費 ÷ 収入」で求められます。この数値を定期的に見直すことで、経費の使い過ぎや申告漏れを防ぐだけでなく、事業の健全性を把握する指標としても役立ちます。

正確な経費率を把握することで、経営判断や節税対策がより効果的になります。

注意点②領収書やレシートの保管を徹底する

経費として認められるためには、領収書やレシートを適切に保管することが必要です。

これらは支出の正当性を証明する重要な証拠です。紙の領収書だけでなく、電子データで受け取ったものも保存しなければなりません。

電子帳簿保存法により、電子データはそのままの形式で保管することが求められます。

紙の書類はスキャンしてデジタル化すると管理が効率化します。

加えて、クレジットカード明細や通帳の記録も補足的に活用できます。これらを一元管理することで、確定申告時の手間を大幅に削減できます。

注意点③過剰な経費計上は避ける

経費計上を過剰に行うと、税務署から不正を疑われるリスクが高まります。

経費が実態を大きく超える場合、追徴課税や重加算税の対象となる可能性があるため、注意が必要です。

特に、仕事とプライベートの区別が曖昧な支出については慎重に判断してください。

グレーゾーンの支出は無理に計上せず、専門家に相談することでリスクを回避できます。

不正が発覚した場合のペナルティは大きな負担になるため、計上前に十分な確認が必要です。

注意点④こまめな経費計上で負担を軽減する

経費の記録をため込むと確定申告時に膨大な作業量となり、計上漏れや記録の不備を招くおそれがあります。

日常的に経費を記帳する習慣を持つことで、こうしたリスクを防げます。

会計ソフトを活用すれば、手作業よりも効率的に経費を記録できます。

また月次で経費状況を確認することで、収支のバランスも把握しやすくなります。

経費の整理を後回しにせず、日々の業務の一環として取り組む意識が大切です。

フリーランスエンジニアの経費に関するよくある質問

ここでは、フリーランスエンジニアの経費に関するよくある質問をまとめます。

フリーランスエンジニアが経費を計上するメリットは？

フリーランスエンジニアが経費を計上するメリットは、主に以下の3点です。

課税所得を減らし、所得税や住民税の負担を軽減できる	経費を正しく計上することで、収入から経費を差し引いた課税所得が減少します。これにより、所得税や住民税の額が抑えられる、節税効果を得られます。 【例】 年間売上：500万円 経費：200万円 →課税所得=500万円－200万円=300万円 経費を計上しない場合、500万円が課税対象になるため、税負担が大幅に増えてしまいます。
キャッシュフローの管理がしやすくなる	経費を計上するためには、日々の支出を記録し、帳簿を付ける習慣が必要です。 これにより自分の事業における収入・支出を可視化できるようになります。 これにより収益性や無駄なコストを把握し、事業の効率を改善するための指針を得られます。
事業に必要な投資を後押しする	経費を計上すると、税金を抑えられるため、浮いた資金を事業への再投資に回せます。

フリーランスエンジニアの経費は他業種と比較すると少ない？

フリーランスエンジニアの経費率は、他業種と比較すると低い傾向があります。

一般的にフリーランスエンジニアの経費率は約50％とされていますが、卸売業では約90％、小売業では約80％、製造業では約70％、飲食業では約60％とされています。

このように、他業種と比較するとフリーランスエンジニアの経費率は低いことがわかります。

フリーランスエンジニアの開業前の支出って経費にできる？

フリーランスエンジニアの開業前の支出は、条件を満たせば経費に計上可能です。このような支出を「開業費」として扱えます。

たとえば下記項目は、事業準備のための費用として経費扱いにできます。

なお開業前の支出を経費として計上する際には、業務関連性を明確にする必要があります。

不明確な支出やプライベートと混在した場合、税務署から否認されるリスクがありますので、内容を詳細に記録しましょう。

フリーランスエンジニアってカフェ代を経費にできる？

フリーランスエンジニアがカフェ代を経費に計上できるかは、その利用目的によります。以下に具体的なポイントを示します。

経費にできる場合

カフェ代が経費として認められるのは、事業に直接関連する活動で発生した場合です。

経費にできる場合
ケース	詳細	ポイント
①クライアントとの打ち合わせ	商談や打ち合わせの場としてカフェを利用した場合、接待交際費または会議費として経費計上できます。	日付、打ち合わせ内容、相手の情報を領収書にメモして保管しましょう。
②作業場所として利用	日付、打ち合わせ内容、相手の情報を領収書にメモして保管してください。	頻繁すぎるとプライベート利用と見なされるリスクがあるため、合理的な頻度と金額に抑えましょう。

経費にできない場合

経費にできない場合
ケース	詳細
①プライベートな利用	友人や家族との飲食、休憩中の個人的な利用は経費として認められません。
②明確な事業関連性がない場合	カフェ代が業務に直結しない場合、税務署から否認される可能性があります。

カフェ代を経費にするには、業務との明確な関連性が重要です。事業目的で利用したものであれば、適切な記録とともに経費計上を検討してみましょう。

なお領収書の内容に「打ち合わせ費用」や「作業場所として利用」と記載しておくと、経費として認められやすくなります。

経費計上したいものがあるけど領収書がない場合の対処法は？

フリーランスエンジニアが経費計上をする際に領収書がない場合でも、以下の方法で経費として認めてもらえる可能性があります。

適切な手続きを踏み、証明できる記録を残しておくことが大切です。

①出金伝票を作成する	領収書が手元にない場合は、自分で出金伝票を作成し、経費を記録します。出金伝票には以下の情報を記載してください。 支払日 支払先の名称（店舗名や企業名など） 支払い内容（例：打ち合わせ時の飲食代） 金額 支払い方法（現金やクレジットカードなど） 理由や詳細（例：クライアントとの打ち合わせのため） 伝票は手書きでも作成可能ですが、市販の伝票や会計ソフトで作成すると管理しやすくなります。
②クレジットカードや銀行明細を活用する	クレジットカードの利用明細や銀行口座の取引履歴を証拠として使えます。この場合、取引先名や金額が記載されていることが条件です。ただし以下の点に注意してください。 支払い先が事業に関連していることが明確である 可能であれば、明細にメモを残しておく（例：どの案件のための支出か）
③メールやメッセージ履歴を保存する	オンライン取引や予約の場合、注文確認メールやチャットアプリのメッセージ履歴を証拠として保存します。 電子領収書が発行されないウェブサービスの使用料 メールで送られた請求書や納品書 これらは税務調査の際に有効な証拠となります。
④ 領収書を再発行してもらう	可能であれば、支払い先に領収書の再発行を依頼しましょう。特に飲食店や交通機関では、後日でも発行してもらえるケースがあります。

領収書がなくても、出金伝票やクレジットカード明細、メール履歴を活用することで経費として認められる可能性があります。

グレーゾーンの経費や証明に不安がある場合は、専門家に相談して適切な対応を確認してください。

まとめ～フリーランスエンジニアの経費計上を正しく理解して事業運営をスムーズに～

フリーランスエンジニアにとって、経費計上は節税と収支管理の基本です。

事業に関連する費用を適切に計上することで、税負担を軽減し、事業の健全性を保てます。

たとえば水道光熱費や通信費などは経費として認められますが、健康診断費用やプライベートな支出は対象外です。

経費率の目安は収入の約50％ですが、業務内容や収入規模によって異なるため、常識的な範囲で調整が必要です。また、領収書がない場合は出金伝票や明細を活用し、記録を残すことで対応できます。

正しい経費計上は、税務リスクを防ぎ、事業の収益性を高めるポイントです。必要な知識を備え、健全な事業運営を目指しましょう。