「サイトを制作するのに、どうやって必要な内容をまとめればいい？」
「サイト制作やリニューアルに必要な要件定義の作成方法が知りたい」
企業や事業に必要なホームページをはじめとしたサイト制作。
いきなり作り始めてしまっては、特に規模が大きいものほどシステムや設計も複雑化しており、要領を得ない内容になってしまいます。
そのため、しっかりと手順を踏み、要件定義をまとめてからサイトを制作していきます。
ですが、どういった項目が必要なのか、何を記載すればいいのかわからない、というご担当者や事業主の方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、サイト制作やリニューアルで必要な要件定義について解説します！
記事の後半では、要件定義作成の流れや、注意したいポイントについてまとめているので、ぜひ最後まで読んでいただき、お役立てください。
- 要件定義は「5W1H」を用いてまとめていこう
- 正しい手順を踏んで、不備のない要件定義を作成しよう
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Webサイトの要件定義とはなにか
Webサイトの要件定義とは、制作やリニューアルを行う際に、サイトの仕様や機能を具体的に決めていく作業です。
言わば、Webサイトの設計図を作るようなもので、サイトの目的や機能、デザイン、制作体制、スケジュールなどを明確にします。
例えば、企業サイトをリニューアルする場合、「どんな情報を掲載するか」「スマートフォン対応は必要か」「問い合わせフォームはどんな項目にするか」といった具体的な内容を決めていきます。
また、「いつまでに公開するか」「誰が制作を担当するか」といった進行に関する事項も含みます。
要件定義はなぜ必要か
要件定義は、プロジェクトに関わる全ての人が共通の認識を持つために重要です。
例えば、営業部門が「動画を使った派手なデザイン」を望み、広報部門が「シンプルで情報が探しやすいデザイン」を望んでいた場合、要件定義の段階でこの相違を解消できます。
また、制作の途中で「やっぱりこの機能も欲しい」といった要望が出ると、スケジュールが遅れたり、予算が増えたりする可能性があります。
要件定義をしっかり行うことで、後々の手戻りを防ぐことができ、スムーズな制作が可能になります。
要件定義の内容は、5W1H (Who、What、When、Where、Why、How) で整理すると分かりやすくなります。
| 5W1H | 要件定義の内容例 |
|---|---|
| Why (なぜ) |
サイト制作やリニューアルがなぜ必要か、どのような課題を解決するためのサイトなのか |
| When (いつ) |
いつから制作するか、いつまでに公開するか |
| Where (どこで) |
どの部署で制作するか、外注する場合はどこの制作会社か |
| Who (誰が) |
誰が制作するのか |
| what (何を) |
機能やデザイン、セキュリティなど何を盛り込むか |
| How (どのように) |
どのように制作するか、公開後はどのように運用・保守管理を行うか |
要件定義とRFP (提案依頼書) の違いとは
要件定義とRFP (提案依頼書) は、どちらもWebサイトやシステム開発において重要な文書ですが、目的や作成者、使用タイミングが異なります。
まず、要件定義は、プロジェクトの具体的な内容を決めるため、主に制作会社側が発注者からの要望を聞き取り、まとめる形で作成します。
一方、RFPは発注者側が作成する文書で、制作会社を選ぶための情報を提供することを目的としています。
要件定義は1社の制作会社と詳細を詰める際に使用しますが、RFPは複数の制作会社に提案を依頼する際に使用します。
例えば、3社から見積もりを取る場合、同じRFPを3社に送ることで、公平な条件で各社の提案内容や価格を比較できます。
また、要件定義は細かい仕様まで決定しますが、RFPはある程度大枠を示すにとどめることも違いのひとつです。
Webサイト制作に必要な要件定義10項目
それでは、Webサイト制作やリニューアルに必要な要件定義10項目を見ていきましょう。
1. 目的・背景
Webサイト制作の要件定義では、まず目的と背景を明確にし、新しいサイトを作る理由や、既存のサイトを改善する必要性を説明します。
- 具体的な目標
- 現状分析情報
- サイトの全体像 (機能やページなど)
例えば、「商品の認知度を上げたい」「問い合わせ数を増やしたい」などの具体的な目標です。
リニューアルの場合、既存サイトのアクセス数や、ユーザーの行動パターンなど、現状のデータ分析結果も記載しましょう。
「スマートフォンからのアクセスが70%を占める」「離脱率が高いページがある」といった具体的な数字を挙げると、改善点が明確になります。
また、サイト全体の中で、どの部分を新しく作るのか、どの機能を追加・変更するのかも提示します。
2. プロジェクト概要
次に、プロジェクトの全体像を示します。
- 制作に関わるスタッフ体制
- 大まかなスケジュール
- 成果物の種類
- 連絡方法や連絡ツール
まず、「デザイナー2名」「プログラマー3名」「ディレクター1名」など、プロジェクトに関わる人の役割を明確にします。
スケジュールも大まかに各工程にかかる期間を記載しましょう。
外部に仕事を頼む場合は、相手に渡すものや、受け取るものを明確にします。
「ワイヤーフレーム」「デザインカンプ」「HTMLファイル」など、具体的な成果物の名前を挙げます。
また、連絡方法も具体的なツールや頻度などを決めておきましょう。
3. サイト構成
サイトの構造を示す重要な項目では、まず、対応するOSやデバイスを明記します。
「Windows、Mac、iOS、Android」など、具体的に書きます。
- トップページ
- 商品一覧 _ 2.1 商品A詳細 _ 2.2 商品B詳細
- お問い合わせ _ 3.1 フォーム _ 3.2 完了画面
上記のように、ページの階層構造や、各ページの内容・関係性を簡潔に記載したサイトマップも作成しましょう。
4. スケジュール概要
プロジェクトの大まかな流れを時系列で示します。
例として、
- 要件定義：2週間
- デザイン案作成：3週間
- コーディング：1ヶ月
- テスト：2週間
- 修正：1週間
- リリース：1日
です。
「7月1日：キックオフミーティング」「8月15日：デザイン案提出」など、重要な節目の具体的な日付も入れると、より明確になります。
5. システム要件
サイトに必要な機能や性能を具体的に示します。
| 要件の種類 | 機能例 |
|---|---|
| ページ表示 |
|
| 共通部品 |
|
| その他機能 |
|
性能面では、「ページの読み込み時間は3秒以内」「同時アクセス数1000人まで対応」など、具体的な数値を記載しましょう。
セキュリティ面では、「SSL証明書の導入」「管理画面へのIP制限」などの対策を記載します。
6. 技術要件
技術要件では、Webサイトを実現するために必要な具体的な技術や環境を定めます。
主に開発言語、実装ミドルウェア、通信プロトコル、ソフトウェアフレームワーク、バージョン管理などを明確にしましょう。
例えば以下です。
| 要件項目 | 内容例 |
|---|---|
| 開発言語 |
|
| 実装ミドルウェア |
|
| 通信プロトコル |
|
| ソフトウェアフレームワーク |
|
| バージョン管理 |
|
技術要件は専門的な知識が必要なので、エンジニアや開発担当者と相談しながら決めるのがよいでしょう。
技術要件を明確にすることで、開発チームが同じ方向を向いて作業を進められます。
7. インフラ要件
インフラ要件では、Webサイトを設置し運用するための基盤となる環境を定めます。
主に、
- サーバー
- ドメイン
- SSLサーバー証明書
などについて記載します。
サーバーに関しては、「クラウドサーバーを使用し、CPUコア数2、メモリ4GB、ストレージ100GB」などとできるだけ具体的に決定していきましう。
インフラ要件は、本番環境と検証環境で分けて記載するのがポイントです。
また、サーバーやドメインの取得担当者も明確にしておくと、作業漏れを防げます。
8. セキュリティ要件
セキュリティ要件では、Webサイトを安全に運用するための対策を定めます。
| 要件項目 | 内容例 |
|---|---|
| システムダウン防止策 |
|
| 情報漏えい対策 |
|
| レスポンス低下防止策 |
|
| ユーザーへの被害対策 |
|
| データベースの脆弱性対策 |
|
セキュリティ対策は強固にするほどコストがかかるので、扱う情報の重要度に応じて適切なレベルを設定しましょう。
9. リリース要件
リリース要件では、Webサイトを公開する際の具体的な計画を定めます。
- 開始・終了日時
- 実行担当者
- 合否担当者
- 使用する端末
- 手順
などを明確にします。
手順は「1.バックアップの取得、2.新サイトのアップロード、3.DNSの切り替え、4.動作確認」などと順を追って記載しましょう。
リリースまでの道のりは長いですが、要件を明確にすることで全員が同じゴールに向かって頑張れます。
10. 運用・保守方法
運用・保守方法では、Webサイトを長期的に維持・管理するための計画を立てます。
品質管理、問い合わせ窓口、バックアップ、復元・復旧、ログ管理などについて記載します。
| 要件項目 | 内容例 |
|---|---|
| 品質管理 |
|
| 問い合わせ窓口 |
|
| バックアップ |
|
| 復元・復旧 |
|
| ログ管理 |
|
外部に制作を依頼する場合は、保証期間や内容について必ず確認しましょう。
例えば「リリース後3ヶ月間は無償で不具合対応」などの条件を明記します。
Webサイト制作における要件定義決定の流れ
では、ここまで見てきた要件定義書はどのように作成すればいいでしょうか。
主に以下4つの過程を踏んで要件定義書を制作することが多くなっています。
1. 現状分析と課題整理
現状分析と課題整理は、Webサイト制作の第一歩です。
まず、既存のサイトがある場合はそのデータを分析し、アクセス数、滞在時間、離脱率などの数値を確認しましょう。
可能であればユーザーの声を集めてみるのもおすすめです。
さらに、ライバル企業のサイトも分析し、自社サイトとの違いを見つけます。
集めた情報を整理し、「情報が探しにくい」「スマートフォン対応が不十分」などの具体的な課題にまとめます。
新規サイト制作で課題を整理する際には、具体的なペルソナを設定すると良いでしょう。
また、課題はカテゴリー別に分類すると後の作業がしやすく便利です。
2. 仮説立案
仮説立案では、整理した課題を解決するための方法を考えます。
「情報が探しにくい」という課題があるとすると、「メニュー構成を見直す」「サイト内検索を強化する」などの解決策を導き出す等です。
思案する際には、「ユーザーはどのような目的でサイトを訪れるのか」「どのような順序で情報を探すのか」といったユーザーの行動を想像することが大切です。
また、サイトの目的も明確にします。
「問い合わせ数を20%増やす」「商品の売上を30%アップする」など、具体的な数字を設定し、目標を達成するための方法を仮説として立てていきます。
3. 関係各所に合意をとる
仮説を立てたら、社内の関係者に説明し、合意を得ていきましょう。
営業部門、商品開発部門、経営陣など、様々な立場の人に説明し、現状の課題と解決策、期待される効果を分かりやすく伝えます。
数字やグラフを使うと、理解しやすくなります。
また、質問や意見を積極的に聞き、必要に応じて計画を修正します。
全員の意見を100%反映することは難しいですが、できるだけ多くの人の理解を得ることが大切です。
最終的には、経営陣の承認を得て、プロジェクトを正式にスタートさせます。
4. 要件定義書の作成
最後に、これまでの検討内容をまとめた要件定義書を作成します。
要件定義書は、制作会社に依頼する際の基準にもなります。
また、制作途中で方向性を見失いそうになった時の指針にもなるため、できるだけ詳細に、かつ分かりやすく書くことが大切です。
この要件定義書をもとに、いよいよ本格的なWebサイト制作がスタートします。
要件定義にあたって注意すること
要件定義を制作するにあたって、失敗しないために注意したいことも確認しておきましょう。
発注側と受注側で認識がズレないようすり合わせを行う
発注側と受注側の認識のズレは、プロジェクトの失敗につながる大きな要因です。
そのため、頻繁にコミュニケーションを取り、お互いの理解を確認することが重要です。
例えば、「ユーザー登録機能」と言っても、発注側は「SNSアカウントでのログインも含む」と考えているのに、受注側は「メールアドレスのみの登録」と解釈しているかもしれません。
認識のズレを防ぐために、定期的なミーティングを設け、週1回程度、進捗確認と合わせて要件の確認を行うのもおすすめです。
また、重要な機能については、簡単なプロトタイプやモックアップを作成し、視覚的に確認することも有効です。
話し合った内容は必ず文書にまとめ、両者で確認できれば、後から「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができます。
要望を叶えるための設計ではなく最適解を重要視する
クライアントの要望をそのまま実現するのではなく、本当に必要な機能は何かを見極めることが重要です。
時に、クライアントが要望する機能が実際のユーザーニーズと合っていない場合もあります。
そのため、要望の背景にある真の目的を理解し、最適な解決策を提案する姿勢が必要です。
例えば、クライアントが「会員登録の項目を増やしたい」と要望した場合、その目的は「顧客情報をより詳細に把握したい」ということかもしれません。
しかし、登録項目を増やすとユーザーの離脱率が上がる可能性があります。
そこで、「登録後のアンケートで情報を収集する」という別のアプローチを提案するなど、目的達成のための最適解を考えます。
また、機能の優先順位付けも重要で、早期にサービスを開始し、ユーザーの反応を見ながら改善を重ねていくことができます。
すべての機能を一度に実装するのではなく、重要度の高いものから段階的に実装していく方法も検討しましょう。
無理のないスケジュールになっているか
現実的で無理のないスケジュールを立てることは、プロジェクトの成功に不可欠です。
タイトなスケジュールは品質低下やチームの疲弊につながるため、十分な余裕を持たせることが重要です。
予期せぬ問題に備えて、全体の工程の10〜20%程度のバッファ期間も設けましょう。
進捗が予定より遅れている場合は、早めに対策を講じることが大切です。
機能の優先順位を見直し、重要度の低い機能を後回しにするなどの対応を取ります。
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Webサイトの制作やリニューアルで欠かせない要件定義ですが、ある程度のWeb制作知識がないと難しいと感じる方もいらっしゃるでしょう。
どのように制作を行っていくのか、業務コストがかかるのはどの過程なのかが理解できていると、スケジュール作成や各所との認識すり合わせもスムーズに進みます。
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|---|---|---|
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まとめ 〜要件定義を作成してサイト制作やリニューアルをスムーズに進めよう〜
本記事では、サイト制作やリニューアルに関する要件定義について解説しました。
いきなり作成しようとしても、何を決めて何をまとめればいいかわからない、という方もいらっしゃるでしょう。
ですが、要件定義は各所との認識のすり合わせや制作を進めていくために必要なものです。
ぜひ記事の内容を参考にして、作成してみてくださいね。
また、サイト制作は「びるどる」の利用がおすすめです！
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