サイト制作に必要なヒアリングシートの項目9つ！クライアントと距離を縮める方法も解説

Webサイト制作を制作会社に依頼する際に、ほとんどの会社が使用するのがヒアリングシートです。

サイト制作におけるヒアリングシートとは、制作会社がお問い合わせいただいたクライアントに対して、どのようなWebサイトを希望しているのか、要望を書き出し整理するための重要な資料です。

重要なポイントや必要な情報を、うまくヒアリングシートを活用しながら引き出して、サイト制作に活かしたいですよね。

そこで今回は、サイト制作におけるヒアリングシートで必要な項目を中心に解説します！

記事の後半では、ヒアリングシート作成時の注意点や、ヒアリングをスムーズに進めるコツについてもまとめているので、ぜひ最後まで読んでいただき、ヒアリングシートの活用にお役立てください。

サイト制作にヒアリングシートはなぜ必要？

サイト制作を制作会社に依頼すると、打ち合わせの前にヒアリングシートが送付されてきたり、打ち合わせの際にシートに書き込んだりすることが多くあります。

そもそも、サイト制作にヒアリングシートが重要なのはなぜでしょうか。

現状や問題や要望を把握し理解しやすくなる

ヒアリングシートを使うと、クライアントの現状や問題、要望を整理して把握できます。

例えば、「商品の認知度を上げたい」という要望があれば、現在の認知度や販売状況を詳しく聞き取る必要があります。

また「人材採用を増やしたい」という課題なら、今の採用状況や求める人材像を明確にすると制作しやすくなります。

順を追って聞いていくことで、クライアントの真のニーズが見えてきます。

ヒアリングシートがあれば、聞くべきポイントを逃さず、効率的に情報を集められ、さらに集めた情報を見直すことで、サイト制作の方向性が明確になります。

要件の聞き逃しを防げる

ヒアリングシートを用意すると、ヒアリングのなかでの重要な要件を聞き逃すリスクが減ります。

サイトに必要な機能やデザインの好み、納期や予算といった基本的な項目や、現状などを漏れなく確認できます。

「お問い合わせフォームが必要」「スマートフォン対応は必須」といった具体的な要望も、シートに沿って聞いていけば見落とすことはありません。

また、クライアントが気づいていない要件も、制作会社側から提案しやすくなります。

シートを使うことで、後になって「あれも必要、これも必要」と追加の要望が出るのを防げます。

社内やチームでの認識共有に役立つ

ヒアリングシートは、社内やチームでの情報共有ツールとしても有効です。

営業担当者が聞き取った内容をデザイナーやエンジニアと共有する際、シートがあれば容易に伝えられます。

「クライアントが好むデザインテイスト」「必要な機能一覧」などが明確になっているため、チーム全員が同じ認識を持ちやすく、認識相違が防げます。

また、プロジェクトの途中で担当者が変わる場合も、引き継ぎがスムーズになるメリットも。

ヒアリングシートを使えば、クライアントの要望を正確に把握し、チーム全体で共有することで、質の高いサイトを制作できます。

サイト制作時のヒアリング手順とは

それでは、実際にヒアリングや打ち合わせを行い、制作につなげていく手順を見てみましょう。

ヒアリング項目を決める

ヒアリング項目を決めることは、クライアントとの対話を円滑に進め、サイト制作の土台となる重要な作業です。

まずは、クライアントの事業内容や目標を理解するための質問を考えます。

例えば、「御社の主な商品やサービスは何ですか？」「新しいサイトに何を期待していますか？」といった基本的な質問から始めます。

次に、サイトの具体的な要件を把握するための項目を用意し、「どんな機能が必要ですか？」「サイトのターゲット層は誰ですか？」などの質問を加えます。

さらに、デザインの好みや予算、納期などの実務的な項目も忘れずに入れましょう。

項目を整理し、クライアントが答えやすい順番に並べます。

ヒアリングを実施する

ヒアリングを実施する際は、まずはクライアントとの信頼関係を築けるようにしましょう。

まずは簡単な雑談から始め、リラックスした雰囲気を作ります。

例えば、「最近の業界の動向はいかがですか？」など、クライアントの仕事に関連する話題から入るのも良いでしょう。

本題に入ったら、準備したヒアリングシートに沿って質問していきます。

クライアントの回答をよく聞き、適宜メモを取り、質問と回答を交互に行って、会話のなかから必要な情報を引き出していきましょう。

また、クライアントの言葉だけでなく、表情や態度からも情報を読み取りつつ、時に掘り下げた質問をして、より詳細な情報を得ていきます。

ヒアリング方法は2種類ある

ヒアリング方法には、対面形式とデータ形式の2種類があります。

対面形式は、直接会って話をするか、オンラインビデオ会議を利用します。

クライアントの表情や反応を見ながら質問できるので、より深い情報を得られます。

一方、データ形式は、メールやオンラインフォームを使用する方法です。

クライアントが時間をかけて回答を考えられるメリットがあるので、「社内で相談が必要な項目」などは、このデータ形式が適しています。

どちらの方法を選ぶかは、クライアントの希望や状況に応じて決めますが、両方を組み合わせて使うのも効果的です。

ヒアリング内容を整理・分析する

ヒアリングが終わったら、得た情報を整理し分析します。

まず、回答内容を項目ごとにまとめ、次に、クライアントの言葉の裏にある真意を読み取っていきましょう。

「競合他社より目立ちたい」という言葉の背景には、「差別化戦略が必要」という課題があるかもしれません。

また、クライアントが明確に言語化していない潜在的なニーズも探り、整理した情報をもとに、サイトの方向性や必要な機能を検討します。

この段階で、追加で確認が必要な点があれば、クライアントに再度問い合わせます。

最後に、分析結果をチーム内で共有し、サイト制作の具体的な計画を立てていきます。

サイト制作のヒアリングシートに必要な9項目

サイト制作のヒアリングシートの作成に必要な基本的な項目を9つまとめました。

以下の項目をベースに、クライアントに要望をうかがっていきましょう。

①基本情報

基本情報は、クライアントとの円滑なコミュニケーションを図るために欠かせません。

主に上記の情報は最低限確認しましょう。

また、プロジェクトの決裁者が誰なのかも確認しておくと、「最終的な承認は社長が行う」など、意思決定の流れを把握でき、重要事項の決定の際に役立ちます。

さらに、担当者のWebに関する知識レベルも聞いておくと良いでしょう。

「HTMLの経験がある」「SNSの運用経験がある」など、担当者の経験に応じて説明の仕方を変えられます。

②サイト制作の目的

サイト制作の目的を明確にし、サイト制作の道筋を立てましょう。

まず、クライアントの事業内容を詳しく聞きます。

「主力商品は何ですか？」「どんなサービスを提供していますか？」といった質問から始め、次に、「ライバル企業はどこですか？」「他社と比べてどんな強みがありますか？」など競合他社の状況を把握します。

そして、売上目標や新規顧客をどれくらい伸ばしたいのか、具体的な事業の目標についてうかがいましょう。

「商品の認知度が低い」「若い世代の顧客が少ない」といった課題や現在抱えている問題点の把握も重要です。

最後に、既存のサイトやSNS運用等の広報手段について確認しつつ、現状の取り組みを理解しておきます。

③ターゲット

ターゲットを明確にすることで、効果的なサイトデザインや内容を決められます。

上記の項目をもとに、ペルソナ (ターゲットの詳細な人物像) を設定しましょう。

年齢層や性別、居住地域のほか、家族構成や職業までイメージしていきます。

全国展開か、特定の地域がメインかでもサイト設計は変わってきます。

また、ターゲットが抱える悩みも聞きましょう。

個人ではなく、企業向けのサイト制作の場合は、「どの業界の、どの規模の会社が対象でか」といった詳細をイメージしましょう。

④コンセプト

サイトのコンセプトは、制作の方向性を決める重要な要素です。

先にまとめたサイト制作の目的とともに、

を洗い出していきましょう。

お客様や潜在ユーザーや見込み顧客、潜在顧客に向けてどういったメッセージを発信したいか、ワードでもいいので出していきましょう。

また、希望するサイトの雰囲気もデザイン設計に重要です。

さらに、競合他社との差別化ポイントも確認し、サイトの独自性を引き出しましょう。

⑤サイト内コンテンツ

サイト内のコンテンツは、ユーザーに提供する情報の中身です。

まず、必要なページ構成をヒアリングしましょう。

トップページ、会社概要、製品紹介、お問い合わせなど、どのようなページ内にしていくつページを作るかを決めていきます。

次に、各ページの具体的な内容を確認します。

例えば、製品紹介ページなら、何種類の製品を紹介するのか、どのような紹介を行うのかです。

また、テキスト、画像、動画といった素材の有無も確認します。

さらに、ニュースやブログ、新着情報など更新頻度の高いコンテンツがあるか聞きましょう。

SEO対策として重要なキーワードについても確認できると、どのようなワードを盛り込んだページにすべきがイメージが湧きやすくなります。

⑥デザイン

デザインは、サイトの印象を左右する重要な要素です。

企業のイメージカラーや、全体的なデザインのイメージをうかがいます。

シンプルでモダンなデザインがいいのか、それともカラフルで賑やかなイメージなのかなど具体的な質問をし、要望を引き出します。

参考にしたいサイトがあるか聞くのも効果的です。

他社サイトで気に入ったものがあれば、どの部分が気に入ったのかも確認しましょう。

「ヘッダーのレイアウトが好き」「商品の並べ方が見やすい」といった具体的な要素を聞き出せると、ぐんとイメージしやすくなります。

⑦サイト仕様

サイト仕様は、Webサイトの基本的な構造や機能を決める重要な要素です。

まず、何ページくらいのサイトを想定しているか、規模を確認しましょう。

主にトップページの下に下層ページがあり、下層ページがいくつあるかで作業分量も大きく異なってきます。

次に、お問い合わせ機能や予約機能など、必要な機能についても把握しましょう。

⑧環境状況

環境状況は、サイトを運用するための技術的な基盤に関する情報です。

まず、現在使用しているサーバーがあるかについて確認しましょう。

すでにある場合は、どこのサーバーか、容量はどれくらいか詳細を把握します。

次に、独自ドメインを取得しているかうかがっておきましょう。

また、使用しているCMS (コンテンツ管理システム) があれば確認します。

セキュリティ対策もされているかは大変重要です。

この項目がいちばん専門用語が出やすいので、クライアントの様子を伺い、理解いただきながら進めるのがコツです。

⑨予算と納期

予算と納期はがいかほどかで、制作スケジュールや制作できるサイトなどが大きく変わります。

具体的な金額や納期を確認しつつ、途中経過の確認のタイミングも決めておくと良いでしょう。

予算や納期に関して、クライアントの希望と実際の制作に必要な時間や費用にギャップがある場合は、ここで調整します。

「この機能を入れると予算が超過しますが、どうしますか？」「この納期だと一部機能を簡略化する必要がありますが、よろしいですか？」など、具体的に相談しましょう。

ヒアリングシート作成時の注意点

ヒアリングシート自体を作成するにあたっても、注意したいポイントがあります。

クライアントと制作会社の認識共有に使用するものなので、お互いに理解しやすいシート作成が求められます。

案件やクライアントに合った項目を選定する

ヒアリングシートは、案件やクライアントの特性に合わせて作成しましょう。

クライアントの業種によっても、聞くべき内容は変わってきます。

飲食店向けなら「メニュー構成」「店舗の雰囲気」など、製造業なら「主力商品の特徴」「生産体制」などを聞く項目を入れます。

また、クライアントのWeb知識レベルに合わせて、質問の難易度を調整することも大切です。

初めてWebサイトを作る会社には、専門用語を避けてわかりやすい言葉で質問します。

電子媒体・紙媒体両方で用意する

ヒアリングシートは、電子媒体と紙媒体の両方で準備しておくと便利です。

電子媒体は、GoogleフォームやExcelファイルでの作成も可能です。

オンラインで共有でき、クライアントが直接入力できるので便利なため、リモートでのヒアリングが増えている昨今、特に重要になってきています。

一方、紙媒体も忘れずに用意しましょう。

対面でのミーティングの際に使用でき、紙に直接メモを取りながら話を進められるので、アイデアを視覚化しやすいメリットがあります。

両方の媒体を用意しておけば、クライアントの好みや状況に応じて柔軟に対応できます。

事前に電子媒体で回答してもらい、対面ミーティングで紙媒体を使って詳細を確認する、といった使い方も可能です。

定期的にシート内容を見直す

ヒアリングシートは一度作ったら終わり、ではありません。

定期的に内容を見直し、改善するようにしましょう。

例えば、毎月のチームミーティングで、ヒアリングシートの使用感について話し合うのも良いでしょう。

「この質問は答えにくかった」「もっとこんな情報が欲しかった」といった意見を集めて改良します。

また、業界トレンドの変化を注視することや、クライアントからのフィードバックも大切です。

「答えづらい質問があった」「もっと聞いてほしかった点がある」などの意見があれば、真摯に受け止めて改善しましょう。

定期的な見直しで、より効果的なヒアリングシートに進化させていきましょう。

クライアントに分かりやすい内容にする

ヒアリングシートは、何よりクライアントが理解しやすい内容にすることが重要です。

専門用語はなるべく避け、一般的で分かりやすい言葉で質問しましょう。

例えば、「レスポンシブデザイン」ではなく「スマートフォンでも見やすいデザイン」といった具合です。

質問は具体的に、イメージしやすい形で書いたり、選択肢を選んでもらえるようにすると答えてもらいやすくなります。

また、なぜその質問が必要なのか、「ターゲット層を教えてください（サイトデザインの参考にします）」といったように簡単に説明するのも効果的です。

質問の順序も工夫し、基本的な情報から始めて、徐々に詳細な内容に入っていくようにすることで、クライアントが答えやすく、かつ必要な情報がしっかり得られるシートを目指せます。

ヒアリングをスムーズに進めるコツ

ヒアリングシートをもとに打ち合わせを行いますが、その際にヒアリングをスムーズに進めるコツについて確認しておきましょう。

少しの配慮で、クライアントと制作会社間で有意義な時間を構築していけます。

できるだけヒアリングシートを打ち合わせ前に送付する

ヒアリングを効率的に進めるために、できるだけ打ち合わせの前にヒアリングシートをクライアントに送っておきましょう。

例えば、1週間前に送付し、3日前までに返送してもらえると、クライアントは自社の状況や要望を整理する時間を持てます。

また、制作会社側も事前に回答を確認できるので、依頼の概要を把握し、打ち合わせでの質問を準備できます。

クライアントの業界について調べたり、参考になりそうなサイトを探したりする時間も確保できるので、打ち合わせ時間を有効に使え、より深い議論ができるようになります。

クライアントに合わせてヒアリングを行う

クライアントの特性に合わせてヒアリングを進めていきましょう。

Web制作に詳しいクライアントなら、専門用語を交えて具体的な機能について話し合えます。

「レスポンシブデザインで作成しますが、ブレイクポイントは何px希望ですか？」といった質問もできそうです。

一方、Web制作が初めてのクライアントには、わかりやすい言葉で丁寧に説明しましょう。

「スマートフォンでも見やすいデザインにしますが、どんな情報を優先的に表示させたいですか？」といった具合です。

また、話し好きなクライアントには自由に話してもらい、その中から重要な情報を拾い上げ、反対に、口数が少なめなクライアントには具体的な選択肢を示して答えやすくします。

クライアントの性格や知識レベルに合わせてヒアリングスタイルを変えることで、より多くの有益な情報を引き出せます。

認識共有のためのデザイン案を用意しておく

クライアントとデザインのイメージを共有するには、視覚的な資料が欠かせません。

例えば、「明るい感じ」「シンプルなデザイン」といった言葉だけでは、人それぞれイメージが異なります。

そこで、具体的なデザイン案やサンプルを用意しておきましょう。

カラーパレットを数種類用意し、「こういった色使いはいかがでしょうか？」と提示したり、過去の制作実績や他社の参考サイトを複数用意し、「このようなレイアウトはどうですか？」と確認するのも効果的です。

さらに、フォントのサンプルも準備し、「このような文字の雰囲気は好みですか？」と確認するのも良いでしょう。

視覚的な要素を使うことで、クライアントの好みや希望をより正確に把握できるだけでなく、クライアント自身も具体的なイメージを持ちやすくなり、スムーズな意思決定につながります。

要望を聞くだけではなく、積極的に提案を行う

ヒアリングでは、クライアントの要望を聞くだけでなく、積極的に提案してみましょう。

例えば、クライアントが「問い合わせを増やしたい」と言った場合、「では、フォームの設置位置を工夫したり、LINEでの問い合わせ機能を追加したりするのはどうでしょうか？」と具体的な案を出します。

また、クライアントが気づいていない課題にも触れましょう。

さらに、制作スケジュールについても提案や、「画像の準備に時間がかかるようでしたら、こちらでストック写真を探すこともできます」など、クライアントの負担を減らす提案も喜ばれます。

積極的な提案により、クライアントとの信頼関係が深まり、より良いサイト制作につながります。

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まとめ 〜サイト制作時のヒアリングシートはクライアントやシーンに必要な項目で作成しよう〜

本記事では、サイト制作時に使用するヒアリングシートについて解説しました。

ヒアリングシートはクライアントやシーンに合わせて項目を変更し、クライアント目線での作成・活用できるかが大切です。

ヒアリングシートをもとに打ち合わせを進め、サイト制作に必要な内容を引き出していきましょう。

フリーランスとマッチングできる「びるどる」では、ヒアリングシートをもとに丁寧にヒアリングを行いながら、案内を進めていきます。

じっくりとすり合せをしながら制作したい方にもおすすめです。

ぜひ記事の内容を参考にしていただき、サイト制作を依頼する方も制作会社の方も、スムーズにコミュニケーションがとっていけるようにしましょう。